Деятельность практически всех компаний, организаций сопровождается оформлением множества документов, среди которых отчеты, бланки, приказы, пресс-релизы, договора. Документация скапливается в огромных количествах и возникает вопрос о ее дальнейшей судьбе.
Все виды документов имеют определенный срок хранения, по истечении которого должны быть уничтожены. Процесс ликвидации документации строго регламентирован законодательством Российской Федерации. При несоблюдении требований по уничтожению документов может быть наложен штраф. Это связано с тем, что даже неактуальная на сегодняшний день информация конкурентами может быть успешно использована.
Наша компания предоставляет услуги по утилизации всех видов бумаг с истекшим сроком хранения, гарантируя профессиональный подход. Уничтоженные документы не только освободят площадь, но и облегчат ориентирование и поиск в архиве.
Порядок уничтожения
Нашей компанией процедура утилизации соблюдается до мелочей, поэтому клиенты уверены:
- в безопасности проведения процедуры;
- в том, что окружающей среде не будет нанесен ущерб;
- в соблюдении коммерческой тайны;
- в соблюдении закона и четкого документального оформления.
На предприятии экспертная комиссия определяет ценность деловых бумаг, подготавливает их к передаче в архив или на утилизацию. Документы, у которых срок хранения истек, готовятся к ликвидации. После составления соответствующего акта об уничтожении документации и его подтверждения руководством выбирается способ утилизации.
Методы уничтожения
Наиболее популярные методы уничтожения деловых бумаг:
- сжигание;
- шредирование;
- химия;
- закапывание.
Каждый из них имеет положительные и негативные стороны, во многом зависящие от возможностей компании.
Сжигание – один из самых доступных и простых методов, но к недостаткам можно отнести неполное сгорание достаточно плотных паков, продолжительность процесса, риск загрязнения окружающего пространства и необходимость в специальном помещении. Во время сжигания исполнители должны проявлять максимум бдительности и следить за тем, чтобы документы полностью сгорели. Если бумаги жгут не в специальном помещении, то нельзя допустить разбрасывания огнем и ветром листков по всей округе.
Шредирование лучше всего поручать специализированной компании, обладающей мощным шредером для уничтожения большого количества документов. Вся документация складируется в коробки и вывозится. Гарантированная конфиденциальность может быть подтверждена присутствием представителя организации-заказчика. Полученную макулатуру можно сдать на переработку.
При химическом способе ликвидации бумаги обрабатываются реактивами до их полного размягчения и превращения в массу, с которой нет возможности считать информацию. Этот метод применяют при утилизации документов особой секретности после их шредирования. Способ длительный и дорогостоящий, но максимально эффективный. Для его реализации лучше обратиться в профессиональную компанию, которая владеет специальным оборудованием, сотрудники которой смогут проследить за процессом до полного его завершения.
Метод закапывания практически уходит в прошлое, так как не гарантирует полного исчезновения информации и оставляет шанс заинтересованным лицам воспользоваться ею. Фактор времени и климатические условия не всегда на стороне тех, кому необходимо бумаги уничтожить: закопанные бумаги достаточно хорошо сохраняются, и выкопать их не составит большого труда.